Fidelix Oy:n asiakas-, yhteistyö­kumppa­neiden ja sidos­ryhmä­rekisterin tietosuoja­seloste

Päivitetty: 30.3.2021

  1. Rekisterinpitäjä
  2. Fidelix Oy (y-tunnus 1770269-0)
    Osoite: Martinkyläntie 41, 01720 VANTAA
    Puhelin: 092501288
    (jäljempänä ”Fidelix Oy” tai ”me”)

  3. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
  4. Nimi: Mikko Alppivuori
    Osoite: Martinkyläntie 41, 01720 VANTAA
    Sähköposti: privacy@fidelix.com

  5. Mitä henkilötietoja käsittelemme ja mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?
HENKILÖTIETOTYYPIT KÄSITTELYN TARKOITUS LAILLINEN PERUSTE

Rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, asiakasnumero, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana ja asiointikieli

Rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot;

Yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten yhteyshenkilöiden nimet, tittelit sekä yhteystiedot

Palveluidemme toimittaminen, järjestäminen ja kehittäminen Oikeutettu etu
Sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen Sopimuksen täytäntöönpaneminen
Sähköinen suoramarkkinointi (ml. sähköiset kyselytutkimukset) Suostumus (yksityishenkilöt) tai oikeutettu etu (yritykset)
Asiakassuhteemme tai potentiaalisen asiakassuhteen hoitaminen ml. tapahtumien järjestäminen, asiakastyytyväisyyskyselyjen lähettäminen Oikeutettu etu
Suoramarkkinointia koskevat suostumukset ja kiellot Sähköinen suoramarkkinointi (ml. sähköiset kyselytutkimukset) Suostumus (yksityishenkilöt) tai oikeutettu etu (yritykset).
Tapahtumien ja koulutusten yhteydessä kerättävät henkilötiedot kuten rekisteröityminen tapahtumaan, erityisruokavalio, laskutustiedot Tapahtumien ja koulutusten järjestäminen ja kutsujen lähettäminen Oikeutettu etu
Suostumus
Asiaskassuhteeseen tai potentiaaliseen asiakassuhteeseen, yhteistyökumppaneihin ja sopimuksiin liittyvät tiedot kuten tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista ja toimeksiannoista, annetuista tarjouksista, yhteydenpitoon liittyvät tiedot, laskutustiedot Sopimus- ja muiden lupaustemme täyttäminen Sopimuksen täytäntöönpaneminen
Asiakassuhteen hoitaminen, kehittäminen ja ylläpito; potenttiaalisen asiakkaan yhteydenottoon vastaaminen ja tarjouksen antaminen Oikeutettu etu
Tiedot koskien teknistä yhteyttä ja käyttämääsi päätelaitetta kuten IP-osoite, laite-ID tai muut tunnistetiedot sekä evästeet Käyttäytymisen analysointi Suostumus
HENKILÖTIETOTYYPIT KÄSITTELYN TARKOITUS LAILLINEN PERUSTE

Rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, asiakasnumero, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana ja asiointikieli

Rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot;

Yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten yhteyshenkilöiden nimet, tittelit sekä yhteystiedot

Palveluidemme toimittaminen, järjestäminen ja kehittäminen Oikeutettu etu
Sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen Sopimuksen täytäntöönpaneminen
Sähköinen suoramarkkinointi (ml. sähköiset kyselytutkimukset) Suostumus (yksityishenkilöt) tai oikeutettu etu (yritykset)
Asiakassuhteemme tai potentiaalisen asiakassuhteen hoitaminen ml. tapahtumien järjestäminen, asiakastyytyväisyyskyselyjen lähettäminen Oikeutettu etu
Suoramarkkinointia koskevat suostumukset ja kiellot Sähköinen suoramarkkinointi (ml. sähköiset kyselytutkimukset) Suostumus (yksityishenkilöt) tai oikeutettu etu (yritykset).
Tapahtumien ja koulutusten yhteydessä kerättävät henkilötiedot kuten rekisteröityminen tapahtumaan, erityisruokavalio, laskutustiedot Tapahtumien ja koulutusten järjestäminen ja kutsujen lähettäminen Oikeutettu etu
Suostumus
Asiaskassuhteeseen tai potentiaaliseen asiakassuhteeseen, yhteistyökumppaneihin ja sopimuksiin liittyvät tiedot kuten tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista ja toimeksiannoista, annetuista tarjouksista, yhteydenpitoon liittyvät tiedot, laskutustiedot Sopimus- ja muiden lupaustemme täyttäminen Sopimuksen täytäntöönpaneminen
Asiakassuhteen hoitaminen, kehittäminen ja ylläpito; potenttiaalisen asiakkaan yhteydenottoon vastaaminen ja tarjouksen antaminen Oikeutettu etu
Tiedot koskien teknistä yhteyttä ja käyttämääsi päätelaitetta kuten IP-osoite, laite-ID tai muut tunnistetiedot sekä evästeet Käyttäytymisen analysointi Suostumus
  1. Mistä saamme tietoja?
  2. Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä: sinulta itseltäsi, viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.

    Tämän lisäksi tietoja käyttäjistä saadaan käyttöoikeuksien luomisen yhteydessä kerätyistä ja rekisterinpitäjän järjestelmiin syötetyistä tiedoista sekä käyttäjien laitteista käytön aikana kerätystä datasta.

    Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

  3. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
  4. Saatamme luovuttaa henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi konserniyhtiöille sekä juridisille ja taloudellisille tai muille vastaaville konsulteille, jotka toimivat itsenäisinä rekisterinpitäjinä tietojen osalta. Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaistahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja.

    Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita seuraavien osa-alueiden osalta:
    – Markkinointi
    – IT-hallinto
    – Taloushallinto
    – Liiketoiminta (mm. tarjoamamme palvelut ja koulutukset)

    Olemme huolehtineet tietosuojastasi alihankkijoidemme kanssa tekemällä tarvittavat käsittelysopimukset. Emme voi nimetä kaikkia alihankkijoita esimerkiksi kehitysvaiheessa olevien projektien vuoksi, joten olemme päätyneet nimeämään vain alihankkijatyypit.

    Lähtökohtaisesti emme siirrä henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Käytössämme olevat markkinoinnin ja IT-hallinnon järjestelmät voivat kuitenkin mahdollistaa palveluntarjoajan pääsyn tietoihin EU:n/ETA:n ulkopuolelta. Silloin, kun henkilötietoa käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että alihankkija on sitoutunut EU-komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin mallilausekkeisiin.

  5. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?
  6. Yhtiön tiloissa suoritetaan kulunvalvontaa, tietojen salausta, kirjautumislokien seurantaa, suojauskäytäntöjä, varmistuskäytäntöjä, käytönvalvontaa, teknisiä rajoituksia sekä tietoturvapoikkeamien ja mahdollisten tietoturvaloukkausten havaitsemista. Asiakirjojen käsittelijöitä sitoo salassapitovelvollisuus.

    Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

    Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

  7. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
  8. Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Mikäli sinulla on itselläsi pääsy tietoihisi, voit muokata tietojasi itse. Siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on myös oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

    Sinulla on oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

    Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

  9. Kehen voit olla yhteydessä?
  10. Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.