Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 26.4.2021

  1. Rekisterinpitäjä
  2. Yrityksen nimi: Fidelix Oy (y-tunnus 1770269-0)
    Osoite: Martinkyläntie 41, 01720 VANTAA
    Puhelinnumero: 092501288
    Sähköpostiosoite: info@fidelix.fi
    (jäljempänä ”me”)

  3. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
  4. Nimi: Sari Engen
    Osoite: Martinkyläntie 41, 01720 VANTAA
    Puhelin: 092501288
    Sähköposti: privacy@fidelix.com

  5. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?
  6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työhakemusten vastaanottaminen ja käsittely sekä rekrytointiprosessiemme hallinnointi. Käsittelemme palvelukseemme hakeneiden henkilöiden työnhakuprosessiin liittyviä tietoja tarvittavien yhteydenottojen mahdollistamiseksi ja päätöksentekoa varten työtehtäviä täytettäessä.
    Henkilötietojen käsittelyn perusteena on:

    • oikeutettu etumme, joka perustuu tarpeeseen käsitellä henkilötietoja rekrytointitarkoituksiin ja joka muodostuu siitä yhteydestä, joka syntyy välillemme
    • antamasi suostumus, joka voidaan pyytää esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:
      • henkilötietojen kerääminen suosittelijoilta
      • henkilötietojen käsittely soveltuvuusarvioinneissa
      • henkilötietojen käsittely lääketieteellisten testien suorittamisen yhteydessä
  7. Mitä tietoja käsittelemme?
  8. Käsittelemme työnhakijarekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietojasi:

    • perustiedot kuten nimi, syntymäaika, asiointikieli, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana;
    • yhteystiedot kuten yksityinen sähköpostiosoite, yksityinen puhelinnumero, kotiosoitetiedot;
    • hakemaasi työtehtävään liittyvät tiedot kuten tiedot työsuhteen muodosta ja laadusta sekä tiedot työnhakuprosessissa nimetystä vastuuhenkilöstä, palkkatoive, aloittamiseen liittyvät tiedot. Tarkemmat tiedot ilmenevät työnhakuilmoituksesta;
    • työnhakuprosessin yhteydessä meille antamasi soveltuvuuden kannalta tärkeät tiedot ja muut tiedot itsestäsi, taustastasi ym. kuten valokuva, opiskeluun ja koulutukseen liittyvät tiedot, ammatti, työhistoriaa koskevat tiedot (kuten työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja kestot sekä työtehtävien laatu), kielitaito, muu erityisosaaminen, kuvaus henkilökohtaisista ominaisuuksista, erilaiset todistukset ja arvioinnit sekä viittaukset Internetistä löytyviin portfolioihin, profiileihin tai muihin lähteisiin sekä referenssit sekä suostumuksellasi tehdyn henkilöarvioinnin ja soveltuvuusarvioinnin tulokset ja näitä koskevat tiedot;
    • rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot kuten tiedot jatkohaastattelusta tai rekrytointiprosessin keskeytymisestä;
    • mahdolliset muut tiedot, jotka olet itse vapaaehtoisesti antanut työnhakuprosessin yhteydessä tai muutoin nimenomaisesti julkaissut ammatillisessa tarkoituksessa kuten LinkedIn-profiili tai erikseen suostumuksellasi keräämämme tiedot.

    Henkilötietojen antaminen on edellytyksenä sille, että voimme edetä työnhakuprosessissa.

  9. Mistä saamme tietoja?
  10. Rekisteriin tallennettavien tietojen tietolähde olet pääsääntöisesti sinä itse työnhakijana. Muita tietolähteitä käytämme laissa säädetyissä rajoissa. Käytämme tarvittaessa myös rekrytointikonsultteja tietolähteenä.

    Jättämällä työhakemuksen annat luvan kerätä tietojasi ammatillisessa tarkoituksessa julkaisemastasi profiilista siinä laajuudessa kuin tietojen kerääminen on tarpeellista ja liittyy työssä suoriutumiseen huomioiden avoinna oleva työpaikka.

  11. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
  12. Emme säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille, ellei tietojen luovuttamiseen ole erikseen pyydetty ja saatu suostumustasi, kuten soveltuvuusarviointeja varten. Luovutamme henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla tahoille, joilla on lakiin, ja/tai sopimukseen perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten TE-toimistoille. Voimme luovuttaa tietoja myös muihin tarkoituksiin Suomen lain mukaisesti.

    Käsittelemme tietoja itse ja hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Käytämme henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita seuraavien palveluiden osalta:
    – HR- ja rekrytointipalvelut
    – IT-järjestelmätoimittajat

    Olemme huolehtineet tietosuojastasi alihankkijoidemme kanssa tekemällä tarvittavat käsittelysopimukset. Emme voi nimetä kaikkia alihankkijoita esimerkiksi kehitysvaiheessa olevien projektien vuoksi, joten olemme päätyneet nimeämään vain alihankkijatyypit.

    Lähtökohtaisesti emme siirrä henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Käytössämme olevat henkilöstöhallinnon järjestelmät voivat kuitenkin mahdollistaa palveluntarjoajan pääsyn tietoihin EU:n/ETA:n ulkopuolelta. Silloin, kun henkilötietoa käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että alihankkija on sitoutunut EU-komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin mallilausekkeisiin.

  13. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?
  14. Henkilötietoja sisältävien tietokantojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä työnhakijoiden tietoja. Rekisteri on suojattu tarpeellisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu käyttäjätunnuksella, salasanalla, palomuurilla ja muilla teknisillä keinoilla. Rekisteri säilytetään teknisen ylläpitäjän suojatuilla palvelimilla, ja sähköinen yhteys on suojattu. Tietoja käsittelevät henkilöt ovat vaitiolovelvollisia saamistaan tiedoista.

    Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Lähtökohtaisesti tietoja voidaan käyttää kuuden (6) kuukauden ajan työnhakuun. Tiedot tuhotaan kahden (2) vuoden kuluessa. Mikäli sinusta tulee työntekijämme, säilytämme työnhakijana antamiasi ja työnhakuun liittyviä tietoja osana henkilöstöprofiiliasi työntekijöidemme tietoja koskevan tietosuojaselosteen mukaisesti.

    Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

  15. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
  16. Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on myös oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

    Sinulla on oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

    Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

  17. Kehen voit olla yhteydessä?
  18. Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.